Как улучшить управление предприятием

Практически любой менеджер или руководитель всегда задается вопросом про управление и возможность его улучшения. Что бы попытаться понять как это можно сделать, важно помнить что из себя представляет сам процесс управления и как его трактует такая наука – менеджмент.

Первым пунктом любого процесса управления предприятием является прогнозирование. Человеческим языком означающее предвидение процессов в окружающей среде фирмы в будущем и внутренней среде в компании. То есть руководитель, ответственный за управление обязан четко представлять текущую ситуацию со всеми факторами окружающими компанию, такими как: государство и его органы, законодательная база в области, относящейся к компетенции компании, положение дел контрагентов и клиентов, климатические изменения, если это например туроператор  и так далее. Внутренние факторы: оргструктура фирмы и её соответствие внешним угрозам, должностные обязанности сотрудников и их взаимное, регламент различных процессов и уровень их автоматизации, настроения коллектива и его неформальные лидеры. Видеть эти факторы нужно для того что бы знать и понимать как они могут измениться в ближайший временной период (час, день, неделя, месяц, год, пятилетка) и какая ситуация сложится по мнению менеджера в будущем. Таким образом руководство компании или отдел риск-менеджмента, где он есть, строит прогноз на ближайшее время для фирмы. Получив необходимый прогноз можно переходить ко второму этапу управления предприятием – планированию. На этом этапе руководство обязано описать те шаги, которые необходимо предпринять фирме в целом для достижения конкретной цели:  выживания на рынке и максимизации прибыли, определить мероприятия, которые должны быть осуществлены конкретным отделом для реализации плана. Естественно с описанием сроков, конкретных исполнителей, количественного обозначения поставленных задач, помнить о принципе достижимости. Улучшить  этап планирования можно, используя технологию SMART. Цели должны быть Конкретными (Специфическими),Поддающимися оценке (изМеримыми), Достижимыми (Абсолютно достижимыми), Соответствующими специфике работы (Релевантными), Ограниченными конкретными временными рамками (эТапами).

Общий план фирмы должен быть разбит на более мелкие планы для департаментов, управлений, отделов, исполнителей, то есть рабочий план конкретного человека в компании должен работать на достижение общей цели фирмы. Если у фирмы нет плана, то можно сказать что в ней нет управления – так часто бывает в малом бизнесе, что связано с отсутствием профильного образования и практического опыта работы в серьёзных компаниях. Этот пробел можно устранить посетив курсы, семинары и тренинги по управлению предприятием. Если Ваш бизнес строится на продажах, а практически 99,9% бизнеса зависит от них, то обязательным к посещению будут тренинги и курсы по управлению продажами.

Когда планы написаны, согласованы и утверждены можно переходить к следующему  – мотивации. Каждый руководитель, отвечающий за выполнение своей части общего плана должен прекрасно понимать что он получит за его достижение и что ожидает в случае невыполнения, это касается и исполнителей. Мотивация должна быть адекватной для каждой должности и конкретной личности, руководитель должен знать что интересует его подчиненного: деньги, путевка в санаторий, публичное признание достижений, карьерный рост, отпуск в Индии и т.п.

Переходим к четвертому: координация. В процессе выполнения планов каждый исполнитель делает свою работу и решает свои задачи, однако руководитель должен помнить, что коллектив может вместе сделать больше чем каждый отдельно взятый его член и поэтому он должен скоординировать действия нескольких человек, отделов, департаментов на достижение общей цели. Делается это через создание рабочей или проектной группы, в которую включаются специалисты из разных подразделений. Даже внутри одного отдела порой полезно создавать такие группы, они могут состоять и из двух человек.

Последний по порядку, но не по значимости этап: Контроль. Контроль является неотъемлемой частью любого управленческого процесса на любом предприятии, независимо от его размера. Менеджер всегда должен контролировать результат на соответствие его запланированному и проводить анализ отклонений с целью улучшения работы в будущем и устранения недостатков. Контроль должен быть как по результатам, так и текущим – по контрольным точкам. Перед постановкой цели подчиненные должны знать, на каких контрольных точках они должны будут предоставлять отчет об уже сделанной работе, в какие сроки и в какой форме. Контроль не должен быть новящевым, но постоянным, иначе фирма может потерять управляемость. Изучите методы и формы контроля, внедрите соответствующие отчеты и оцените результаты, уверен, что управляемость вашего бизнеса улучшиться.

Современные консалтинговые и тренинг компании предлагают множество программ для улучшения управления предприятием. Оцените сами, на каком этапе Вы более остро нуждаетесь в улучшении и пройдите соответствующий тренинг или посетите семинар, внедрите то, что Вам подходит и переходите к следующему узкому месту. Не останавливайтесь. Старайтесь каждый этап улучшать на 1% в месяц, заставьте подчиненных присоединиться к процессу улучшения управления, пусть они сами выдвигают предложения, обсуждают и внедряют адекватные.