Практика менеджмента

Как начать разговор.

Ваш подчиненный совершил какой-либо, может и не один, а несколько серьёзных проступков. Как Вы собираетесь начать  разговор? Как, например, в реальности это делают заведующие магазинов, складов, менеджеры и другие начальники:

«Вы здесь, потому что мне до смерти надоели Ваши бесконечные опоздания»

«Тебе прекрасно известно, почему я тебя вызвал. Ты знаешь, что играешь с огнем, не так ли?»

«Это очень серьёзный косяк и я не знаю, что лучше, чистить тебе мозг или сразу уволить»

«Я с самого начала знал, что на Вас ни в чем нельзя положиться»

«Так, с меня хватит, от тебя никакой пользы, если не исправишься, пиши заявление по собственному желанию»

Все именно так и происходит и является довольно непродуктивным. Такое начало настраивает подчиненного на то, что он всегда будет неправ, что его высказывания не будут учитываться, что руководитель воспринимает его ничтожество, а не как личность. Такое начало задает не тот настрой, который бы способствовал достижению результата в беседе. Человек перестает себя чувствовать частью коллектива.

Попробуем улучшить то, что досталось нам от эпохи сельпо, советов и прочего хамства. Никогда не начинайте разговор подобными фразами:

- а я так думаю, Вы знаете, о чем  идет речь;

- это разговор о Вашем поведении на конференции в четверг;

Лучше начать с простых вопросов, будет еще лучше, если список всех возможных вопросов будет у Вас перед глазами, что бы во время беседы выяснить все нужные моменты и ничего не пропустить:

-  Знаете для чего я Вас сюда пригласил?

-  Так что же произошло на конференции в прошлый четверг?

Такое простое начало задает позитивный тон всему разговору, подчиненный видит, что Вы не собираетесь ему устраивать разнос или головомойку и становится более открытым, а с таким человеком можно уже конструктивно вести разговор. Ваша задача как руководителя не быть мамочкой или папочкой для подчиненного, а всего лишь сделать так что бы соблюдалась дисциплина и выполнялась необходимая работа. Что бы было более понятно, дайте себе ответ на один вопрос: Чего Вы сами хотите добиться от подчиненного после этой беседы (так сказать разбора полетов):

1. Признание
2. Слезы и раскаяние
3. Найти приемлемую форму наказания
4. Заставить почувствовать сожаление
5. Получить обещание больше так не делать
6. Заставить почувствовать подчиненного кто здесь главный
7. Вызвать у подчиненного угрызения совести
8. Заставить уволиться по собственному желанию

Если Вы хотя бы на один из вопросов ответили «да», то Вы неправы, в Вас говорит не то,  что нужно. Вы должны возвратить человека в нормальное рабочее состояние, если хотите, направить на путь истинный. Вы не должны заставлять человека что-то чувствовать – он это чувствует и сам по себе, признания тоже ни к чему. Не нужны угрозы и устрашения, наказания. Нужно выяснить что произошло, почему это произошло, в чем ошибка человека и почему этого нельзя было делать.

Вас уместно сравнить с пастухом. Овцы разбрелись в разные стороны, а Ваша задача в том, что бы снова их собрать в одно стадо. Бить палкой их не надо – болеть будут, не бейте и своих сотрудников. Соберите их, поддержите, объясните, в чем ошибка и направь те в правильное русло.

Просто прикиньте, сколько времени и сил будет потрачено на поиск нового сотрудника, введение его в курс дела, обучение, набивание им шишек. И после это решайте для себя сами, что лучше для бизнеса и Вас лично – быть разгневанным громовержцем или пастухом.

Если Ваши замечания на подчиненного не возымели должного действия и желаемого результата нет, переходите ко второму этапу – неофициальной беседе. Такой переход затягивать никогда не стоит. Поскольку, если Вы не будете реагировать на какие-либо нежелательные действия, то у подчиненных появится впечатление молчаливого согласия руководства на их действия, например на постоянные опоздания, курение на крыльце офиса, длинные разговоры по служебным телефонам по личным вопросам. Условно говоря, подобную беседу можно назвать «взбучкой».

Правила, которые надо соблюдать при проведении такой воспитательной беседы, довольно просты:

1. Проводите беседу вдали от других ушей, т.е. она должна состояться только между Вами и подчиненным при закрытых дверях. Идеальный вариант – переговорная комната или Ваш личный кабинет, либо кабинет вышестоящего руководителя.
2. Говоря о каких-либо фактах, вы должны быть в них абсолютно уверены, желательно, если вы найдете способ их проверить, если лично своими глазами не видели. Иначе, придется потом краснеть.
3. Что бы не быть голословным и в нужный момент вытащить туза из рукава, ведите учет всех проступков своих подчиненных письменно. Неважно что это будет – отдельные страницы в ежедневнике или страничка в вOneNote. Главное что бы при возникновении сходных проблем с различными людьми вы могли применить уже имеющиеся методы. Образно говоря, вы должны наработать и систематизировать базу проблем своих подчиненных и методы их решения.
4. Не надо сразу наезжать на человека, дайте ему возможность высказаться, может быть он осознает проблему и свою ответственность, возможно даже готов предложить решение.
5. Не пытайтесь менять человека, ваша цель поменять его поведение. Сфокусируйтесь на проблеме, а не личности.
6. Будьте кратки, обсуждайте проблему, не пытайтесь ходить вокруг да около обсуждая трудовую биографию сотрудника, его личные пристрастия и т.д.
7. Постарайтесь закончить беседу на позитиве, получив от сотрудника конкретный ответ и обязательства по поводу того, что он готов делать для исправления дисциплины в лучшую сторону.

Как держаться во время проведения беседы.

Раз беседа неофициальная, то и держаться следует не как суперважный босс, а как коллега и наставник. Как бы между прочим скажите «Василий, есть время, зайди на пару минут». После того как он зайдет и присядет, скажите «Слушай, твои опоздания не прекращаются, это становится серьезной проблемой. Объясни, в чем причина и как ты готов ее устранить?». Используя такую методику вы не устраиваете нервотрепку и разнос, как это делается в некоторых компаниях, а показываете человеку, нормальное продуктивное отношение к общему делу, даете человеку понять, что Ваша задача не унизить его и показать ему свое место, а напротив настроить команду на достижение общей цели, и если у одного из членов команды возникли проблемы, то вы готовы конструктивно их обсудить и совместно выработать решение. Вы становитесь не папочкой, мамочкой или воспитателем в детском саде. Вы руководитель, дирижер, тренер команды. Ваши подчиненные взрослые самостоятельные адекватные люди и соответственно должны полностью осознавать последствия своих действий (или бездействий).

Если Вы еще ни разу подобных бесед не проводили, то составьте на листке план беседы, продумайте по какому руслу она может пойти и запишите результат который вы хотите получить. Можете листок с планом положить к себе на стол во время беседы, но так, что бы другой человек не видел что там написано. Полезно так же будет написать протокол беседы после ее окончания, можно это сделать в электронном виде и сохранить в папку с именем данного сотрудника. Таким образом даже при большой загруженности Вы сможете легко вспомнить с каким сотрудником и когда была беседа и какие обязательства он на себя взял, что естественно упростит контроль.

Понятно, что такая беседа не доставит Вам, как человеку и руководителю удовольствие, но что делать, такая у нас работа – добиваться результата, а не получать оправдания. Воспринимайте это как необходимость, возможность набраться опыта и улучшить то что надо улучшить, если этого не делать сейчас, возможно в будущем придется расстаться с толковым сотрудником, т.к. его поведение не было соответствующим образом скорректировано Вами. Придется снова тратить силы и время на подбор и обучение адекватного новичка. Так что, составьте план, мысленно проведите беседу, вдохните-выдохните и вперед!

Надо сказать, что дисциплина в любой организации это, то без чего не возможно её нормальное функционирование. Не будем углубляться в обоснование ее необходимости, скажем так – она нужна. Как руководитель должен реагировать на нарушение дисциплины. Ответ прост – он должен реагировать сразу. Не надо никогда делать вид что Вы чего-то не заметили, это отрицательно повлияет на Вашу репутацию руководителя, снизит авторитет. Существуют несколько методов воздействия в случае обнаружения проступка. Первый – устное замечание, второй – неофициальный разговор с глазу на глаз. Третий – получение объяснительных записок с самого нарушителя и свидетелей – коллег по работе.

Устное замечание – это самая легкая и самая первая стадия контроля дисциплины. Если Вы делаете замечания подчиненным за опоздание, то у вас не должно быть любимчиков. Допустим, опоздал Василий, он получил замечание, а неделю назад опоздала Екатерина и весь отдел это знает, в таком случае она тоже должна была получить замечание. Справедливость по отношению к подчиненным – неотъемлемое условие личного авторитета среди них. Не забывайте, что подчиненные не рабы, которые работают работу, а члены команды, у которой одна цель, а Ваша главная задача всех направить на достижение данной общей цели. Что бы замечание было сделано по человечески и в то же время с позиции руководителя, лично я, рекомендую следующую последовательность:

1. Обозначьте факт проступка: «Ты опоздал (а)».
2. Выясните обстоятельства: «Какова причина?», «Что случилось?»
3. Выслушайте объяснение сотрудника и примите извинения, если таковые прилагаются.
4. Если объяснения адекватные, проявите уважение
5. Дайте подчиненному возможность исправить положение и принять меры к устранению такого недостатка в будущем: «Что ты намерен(а) делать что бы этого больше не происходило?».

Еще бы я рекомендовал соблюдать несколько правил при объявлении замечания:

1. Не критикуйте человека в присутствии других. Это подрывает моральный дух и вызывает смущение коллег, а иногда и всеобщий страх перед совершением какой-либо ошибки, а ошибки совершают все и их не делают только бездельники. Все что требуется от босса – это отозвать подчиненного в сторонку: «Вася, пошли на кухню (курилку) – чай попьём (покурим с глазу на глаз)».
2. Старайтесь обозначать и решать проблему сразу, как только ее заметили. Если сотрудник опоздал, не ждите вечера или обеденного перерыва, поговорите с человеком сразу же.
3. Старайтесь владеть всей информацией о происходящем в отделе, на предприятии, Это позволит Вам легко проверить любую информацию. Проверять факты вообще полезно, не пользуйтесь только одним источником информации. Просто может случиться так, что кто-то получит от вас замечание, а потом выяснится что такое нарушение уже давно стало массовым и дело не в конкретном человеке, а в несовершенстве системы контроля за персоналом.
4. Можно показать человеку, что его мелкие нарушения тормозят не только его работу, но и деятельность его коллег, а значит и команды в целом. В итоге мелкие нарушения могут помешать общему результату и пострадают все и возможно в первую очередь сам нарушитель. Не стоит, конечно, сгущать краски и утрировать, но показать картину в целом сотруднику можно – может подействовать.

Нередко перед руководством встает задача – быстро уволить сотрудника. Причины для такого действия могут быть вполне различные: сотрудник потерял желание работать и восстановить его уже невозможно – никакая мотивация не действует – он попросту «перегорел», возможно он «залетел» и такого просто держать дальше смыла нет – это отрицательно скажется на репутации предприятия и руководства, вспомните хотя бы пример с господином Прохоровым, когда он был арестован как сутенер полицией Куршавеля, после этого он лишился высокого поста в Норникеле. О более мелких промахах менее значимых людей вы все наверняка наслышаны, допустим какой-либо сотрудник каких-либо органов напился, сел за руль и врезался в лексус на служебной машине – результат тот же – увольнение для начала.

Так как же быстро уволить. Хорошее быстрое избавление от сотрудника надо готовить заранее, когда ни Вы, ни он об этом еще не думает и не планирует.

1. При приеме на работу возьмите два заявления: первое о приеме, второе об увольнении по собственному желанию, но без даты. В нужное время вы берете второе заявление, ставите дату и готовите приказ об увольнении по собственному желанию. Красиво, элегантно, а главное вновь принятый сотрудник всегда чувствует себя в тонусе и не расслабляется.

2. В процессе трудовой деятельности внимательно смотрите за своими сотрудниками и не прощайте ни одного нарушения трудовой дисциплины. Опоздал – объяснительную на стол, ушел раньше – объяснительную на стол, не сдал подотчет – пиши объяснение. В нужный момент, когда придет время, вы с чистой совестью, при наличии трех объяснительных, желательно что бы последнее было написано не позже недели назад, а предыдущие не позже года, можно избавиться от такого сотрудника за систематического нарушение трудовой дисциплины. Если прогул – то это уже грубое нарушение и его достаточно одного, вообще, чтобы по – закону слить такого деятеля.

3. Если хотите избавиться от сотрудника и не портить себе потом нервы в суде, добейтесь при наличии нескольких объяснительных его собственноручно написанного заявления об увольнении по собственному желанию, с датой двухнедельной давности, можно ему при этом показать уже готовый приказ об увольнении за «систему» или «грубое» нарушение и сказать типа такого «Не хочу тебе просто портить трудовую, мне в принципе все равно как тебя уволить, но у тебя есть выбор – по плохой статье или по хорошей – вот приказ по собственному – не хватает только твоего заявления». Если человек вменяемый, то напишет по собственному, а если дебил, то так ему и надо. Некоторым все равно.

4. Способ, который используют крупные предприятия. Заключайте краткосрочные договора – на 1-3 месяца. Если работник нормальный, то смело перезаключайте договор, если много косячит и на примете есть адекватный кандидат – просто увольте по истечении срока договора и всё. Никаких обязательств. Конечно, это нервирует трудовой коллектив и такие нервы можно победить конкурентной оплатой труда, но метод действует.

5. При приеме на работу в договоре обозначьте минимально допустимую по закону оплату труда – сэкономите ЕСН, НДФЛ, отчисления в соцстрах и пенсионный фонд (куда ж без него), а реально платите людям хорошую серую зарплату. Если сотрудник начинает буреть или в конец обурел, вызовите ему и скажите: «Уважаемый Сидор Сидорович, наша компания в Ваших услугах более не нуждается, предлагаем Вам (тебе, мля – подбирайте слова в соответствии с уровнем личного развития Сидора Сидоровича) написать заявление по собственному, если не напишешь, выплатим тебе только официальную зарплату и дальше будем платить только официальную – тебе ее хватит тока на проезд в метро до работы и обратно». Выбора у сотрудника не будет. Помню, один гендиректор получив расчет в только в официальной зарплате забаррикадировался в своем кабинете и три дня держал оборону, требуя всю зарплату. Конечно, он ничего не получил, а главбух сделала круглые глаза: «Какая такая ВСЯ? Мы всё ему выплатили, до копейки».

6. Если у Вас хорошо подвешен язык и любого можете развести на понятия, типа мужик-не мужик, то можете пригласить бедолагу к себе в кабинет, запереться и разложить ему по полочкам, что он нифига не работает, с обязанностями не справляется, работать не умеет и вообще дальнейшее сотрудничество его с компанией бессмысленно, и если он действительно имеет к себе уважение, то должен принять настоящее мужское решение и красиво уйти, сейчас же написав заявление, а если он так не сделает, то он больше не мужик, Вы его будете считать тряпкой, цепляющейся за место, которое занял случайно. Беседу надо вести достаточно долго и быть к ней морально готовым. Естественно, такой метод подходит тем, кто имеет навыки ведения переговоров и продавливания людей. Если Вы барышня из института благородных девиц, такой метод не для Вас.

7. Этот способ откровенно грязный, но некоторые его используют и довольно часто. Если Ваш сотрудник является материально ответственным лицом, то вы при ревизии должны найти огромную недостачу на вверенном этому лицу объекте. Как вы организуете такую недостачу – это уже другая песня, но она должна быть. После выявления факта нехватки товарно-материальных предлагаете работнику ченч – заявление об увольнении на отсутствие недостачи и нормальные результаты ревизии. Считайте, что он уже уволен.

При увольнении не топчите человека, позвольте ему сохранить свое и Ваше лицо, старайтесь расставаться с улыбкой и легким сердцем.